Archiver vos notes de frais avec un accès pour votre comptable
L'archivage de vos notes de frais nécessite l'application Zoho WorkDrive, une solution de gestion de fichiers en ligne conçue pour sécuriser et organiser vos documents.
⚠️ Vérifier tout même de temps en temps votre partition Zoho WorkDrive pour voir si les fichiers ont bien été transféré.
Configuration Initiale
Étape 1 : Configuration de l'API Zoho
Avant tout, il est nécessaire de configurer votre API Zoho. Cette étape cruciale permettra à votre application de communiquer efficacement avec Zoho WorkDrive.
Étape 2 : Création de l'Arborescence Comptable
- Accédez à la page Administration > mes informations > clef API et cliquez sur le bouton "Arborescence Comptable".
- (si besoin vous pouvez effectuer un glissement de doigt vers le bas pour afficher tous les champs de la partie Zoho)
- Cette action crée automatiquement un dossier "_comptable" dans votre répertoire "_archives" et vous permet de récupérer un lien de connexion et un mot de passe à envoyer à votre comptable si besoin.
- Un dossier pour l'année en cours sera également créé, comprenant 12 sous-dossiers, un pour chaque mois.
Archivage des Notes de Frais
Étape 3 : Ajout de Notes de Frais
- Dans le tableau de bord, cliquez sur le bouton "note de frais".
- Le système vérifie si un dossier "Notes_de_frais" pour le mois en cours existe. S'il n'existe pas, il le crée automatiquement.
Étape 4 : Importation de la Note de Frais
- Ajoutez votre note de frais, soit par scan soit par importation de fichier.
- Si votre compte Zoho API est configuré et que vous disposez d'un accès réseau, votre note de frais sera automatiquement classée dans le dossier correspondant au mois actuel.
- Le document sera nommé selon le format "ndf_xxx_yyyy", où :
- ndf signifie note de frais
- xxx représente l'ID de la note de frais
- yyy : étant le nom du fournisseur
Étape 5 : Confirmation de l'Archivage
- Une fois la note de frais déposée sur Zoho WorkDrive, un icône
apparaîtra à côté de la ligne concernée, indiquant que l'archivage a été réalisé avec succès.
⚠️ Lorsque vous faites une modification de votre note de frais en modifiant le mois, votre document sur WorkDrive sera automatiquement déplacé dans le nouveau répertoire du mois concerné.
Étape 6 : Gestion des Archives
- Pour les notes de frais non basculées sur Zoho Workdrive, utilisez le bouton "Archives Zoho" pour transférer en masse les notes du mois courant.
- Un bouton additionnel vous permet de visualiser un journal des opérations effectuées, utile en cas de besoin de dépannage ou d'audit.
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