Comment transformer un devis en bon de commande ?

Comment transformer un devis en bon de commande ?

Dans la gestion quotidienne d’une entreprise, la conversion rapide d’un devis en bon de commande fournisseur est essentielle pour assurer une fluidité dans les achats et la gestion des stocks. Lorsqu’un devis est validé par un client, il est souvent nécessaire d’approvisionner les matériaux ou services auprès des fournisseurs.

Digitrame vous permet d’effectuer cette transition en quelques clics, garantissant une traçabilité optimale et une meilleure organisation. Cette fonctionnalité permet de :

• Éviter les erreurs de ressaisie et gagner du temps dans le traitement des commandes.

• Assurer un suivi rigoureux des achats, avec un lien direct entre le devis client et les commandes fournisseurs.

• Faciliter la gestion des coûts en ayant une vision claire des achats nécessaires pour chaque projet.


Étape 1 : Affichage du devis

  1. Affichez le PDF du devis concerné.
  2. Accédez au menu en haut à droite de l’écran.
  3. Sélectionnez l’option “Bon de commande” pour initier la transformation.

 

Étape 2 : Choix du fournisseur

Lors de la conversion du devis en bon de commande fournisseur, Digitrame analyse les références des articles et vous propose plusieurs options en fonction des informations disponibles dans votre base de données.

📌 Cas 1 : Toutes les lignes du devis sont rattachées à un fournisseur

Si chaque article du devis est déjà associé à une référence fournisseur, le bon de commande sera généré automatiquement en regroupant les produits par fournisseur. Vous pourrez ensuite le valider et l’envoyer directement.

📌 Cas 2 : Certaines lignes du devis sont rattachées à un fournisseur

Dans ce cas, seules les lignes disposant d’une référence fournisseur seront automatiquement affectées.

📌 Cas 3 : Aucune ligne du devis n’est rattachée à un fournisseur

Si aucun article ne possède de référence fournisseur, vous devrez manuellement attribuer un fournisseur et toutes les ligne seront prises en compte pour finaliser le bon de commande.

Ne pas oublier lors de la création de votre devis, d'indiquer le tarif achat


🔍 Vérification des références fournisseurs

Si vous utilisez des références issues de votre base de données pour créer les lignes de votre devis, il est essentiel de s’assurer que chaque référence est bien rattachée à un fournisseur.


Étape 3 : Demande de tarif ou bon de commande


Lors de la création du bon de commande fournisseur, Digitrame vous offre deux options en fonction de votre besoin :
📌 Option 1 : Demande de tarif

Si vous souhaitez obtenir un prix avant de passer commande, vous pouvez envoyer une demande de tarif à votre fournisseur.
Le document généré ressemblera à un bon de commande, mais sans engagement ferme.
Vous pourrez le transmettre au fournisseur pour obtenir un retour sur les prix et les délais.
Une fois la réponse reçue, vous pourrez transformer cette demande en bon de commande définitif.

📌 Option 2 : Bon de commande

Si les prix sont déjà connus et validés, vous pouvez directement générer un bon de commande.

Cidem j'ai pe document officialise l’achat auprès du fournisseur.
Il mentionne les références, quantités, prix et délais de livraison.
Une fois validé, il peut être envoyé au fournisseur et suivi dans votre gestion des achats. 

👉 Comment choisir ?

Vous avez un doute sur les prix ? Optez pour une demande de tarif.
Vous connaissez les prix et souhaitez commander immédiatement ? Passez directement au bon de commande.

Si vous êtes dans le cas n°1 :  toutes les lignes du devis sont rattachées à un fournisseur

Un seul fournisseur identifié → Il est sélectionné par défaut.
Plusieurs fournisseurs détectés → Ils apparaissent dans une liste
Si vous souhaitez attribuer un fournisseur unique à toutes les lignes, vous pouvez cliquer sur “Choisir un autre fournisseur”.
il vous suffit de cliquer sur :
“Demande de tarif” si vous souhaitez obtenir une confirmation des prix avant de commander.
“Bon de commande” pour valider et envoyer la commande.



Si vous êtes dans le cas n°2 : Certaines lignes du devis sont rattachées à un fournisseur
     Seuls les  fournisseur identifiés seront sélectionnés par défaut et seules les lignes de ce fournisseurs seront concernées
     Si vous souhaitez attribuer un fournisseur unique à toutes les lignes, vous pouvez cliquer sur “Choisir un autre fournisseur”.

il vous suffit de cliquer sur :
“Demande de tarif” si vous souhaitez obtenir une confirmation des prix avant de commander.
“Bon de commande” pour valider et envoyer la commande.

Si vous êtes dans le cas n°3 : Aucune ligne du devis n’est rattachée à un fournisseur
      Si aucune des lignes du devis n’a de fournisseur associé, Digitrame vous permet de sélectionner manuellement les fournisseurs appropriés..
      Un document sera réalisé par fournisseurs sélectionnés



Étape 4 : consulter votre document

Une fois la création des bons de commande ou des demandes de tarif effectuée, un état récapitulatif s’affiche pour vous permettre de visualiser tous les documents générés.
En cliquant sur un document, vous pourrez modifier les informations avant envoi :
• Ajuster les prix d’achat s’ils n’avaient pas été renseignés dans votre base de références ou dans les lignes du devis.
• Modifier les quantités.



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