Dans Digitrame, chaque document a un rôle précis pour structurer vos échanges avec vos clients et vos fournisseurs. Leur utilisation permet un suivi fluide, centralisé et sans perte d’information.

• Demande de tarif : elle vous permet de consulter rapidement un ou plusieurs fournisseurs avant de passer commande. Utile pour comparer les prix, obtenir un délai ou budgétiser une intervention.

• Bon de commande : une fois le tarif validé, ce document formalise votre engagement auprès du fournisseur. Il sert de référence claire pour les quantités, les prix et les conditions convenues.

• Bon d’enlèvement : utilisé pour permettre à un client de retirer une commande. Il sécurise l’enlèvement avec toutes les informations nécessaires (produits, quantité, date, signature…).

• SAV (Service Après-Vente) : ce module permet de suivre les retours, les réclamations ou les interventions après la livraison. Tout est tracé : diagnostic, actions menées, historique client.

Grâce à ces documents, vous structurez votre activité, gagnez du temps, et vous limitez les erreurs. Tout est centralisé, pour une gestion claire et professionnelle.

Créer une demande de tarif 

1. Cliquez sur le bouton "Ajouter"
   
2. Par défaut, le type de document « Demande de tarif » est sélectionné.
   
3. renseigner les informations de la demande

1. le titre : indiquez un nom clair pour identifier facilement votre demande
   
2. à l'attention de : saisir le nom du contact chez votre fournisseur
   
3. adresse : si votre fournisseur possèdent plusieurs adresses, un menu déroulant vous permettra de choisir la bonne
   
4. message : saisissez un texte spécifique qui apparaîtra en bas du document
5. Analytique : vous pouvez lier cette demande à un devis ou à une facture client pour un meilleur suivi

4. Cliquez sur "Enregistrer" pour valider les informations saisies

5. Ajoutez la liste des produits concernant cette demande
   
1. vous pouvez ajouter vos produits un à un ou bien ajouter toute une famille de produits en un clic
   
2. comme pour un devis vous pouvez également insérer des lignes titres pour structurer votre demande.
   
6. Une fois la demande complétée, cliquez sur le bouton « Créer le PDF » pour générer automatiquement le document
   
1. Ce fichier peut ensuite être envoyé par email, imprimé.
   

Bon de commande et SAV : même logique de création

La création d’un bon de commande ou d’un SAV suit exactement le même processus que pour une demande de tarif :

1. Cliquez sur « Ajouter ».

2. Choisissez le type de document souhaité (Bon de commande ou SAV).

3. Renseignez les informations du document.

4. Ajoutez les produits ou les lignes concernées.

5. Cliquez sur « Créer le PDF » si vous souhaitez générer un fichier à envoyer.
   

En plus de la création classique via le bouton « Ajouter », Digitrame vous propose deux méthodes rapides pour générer un bon de commande :

1. à partir d'une demande de tarif
   
1. Si vous avez déjà créé une demande de tarif, vous pouvez la transformer directement en bon de commande :
   
1. Effectuez un glissement vers la gauche sur la ligne de votre demande.
   
2. Cliquez sur le bouton « BDC ».
   
2. Les informations seront automatiquement reprises dans le nouveau document.
   
2. à partir d'un ancien bon de commande
   
1. Pour gagner du temps, vous pouvez dupliquer un bon de commande existant 
   
1. Faites un glissement vers la gauche sur l’ancien BDC.
   
2. Cliquez sur le bouton « Dupliquer »
   
2. Cela crée un nouveau document que vous pouvez modifier si nécessaire avant envoi
   

Ces raccourcis vous permettent de créer vos bons de commande en quelques secondes, sans ressaisir les informations

une dernière option et de dupliquer un ancien bon de commande pour en créer un nouveau avec le bouton 

Transformer votre Bon de commande en devis Client

Digitrame vous permet de créer un Devis client rapidement à partir un bon de commande validé.

Comment faire : 

• Dans la liste des documents, effectuez un glissement vers la gauche sur un BDC validé.

• Cliquez sur le bouton « Devis ».

Résultat :

• Tous les produits du bon de commande sont repris.

• Les tarifs de vente sont appliqués automatiquement (à la place des tarifs d’achat).

• Les quantités sont conservées.

• Il vous suffit de sélectionner le client concerné.

Votre devis est prêt en quelques secondes, sans double saisie. C’est idéal pour répondre rapidement à une demande client à partir d’un besoin déjà chiffré côté fournisseur.

les actions possibles à partir du fichier PDF

Une fois le PDF généré, plusieurs actions sont disponibles pour faciliter vos échanges avec les fournisseurs :

1. Adresse de livraison : 
   

1. choisir l'adresse principale d'un client à partir d'un menu déroulant ou saisir une adresse spécifique manuellement
   
2. à partir d'une fiche client, possibilité de choisir une autre adresse si le client a différents sites
3. Vous pouvez également ajouter un commentaire pour préciser une consigne particulière de livraison (étage, horaire, contact sur place…)
   

2. Email émetteur :
   

1. si vous avez une adresse email spécifique dédiée à la gestion de vos fournisseurs, vous pouvez la saisir avant l’envoi.
   
2. Cette adresse sera mémorisée automatiquement et utilisée pour vos prochaines demandes, afin de centraliser les échanges
   

3. Envoyer par email 
   

1. ouvre automatiquement la fenêtre d’envoi d’email avec le document en pièce jointe.
   
2. Si vous avez saisi un email émetteur personnalisé, celui-ci sera utilisé.
   

4. Partager
   

1. pour utiliser les services complémentaires, comme envoyer par sms, enregistrer le fichier sur disque, l'envoyer en AirDrop, etc...
   

5. Valider
   

1. cette action enregistre la date de validation du bon de commande. ⚠️ Une fois validé, le document n’est plus modifiable.
   

6. Scan
   

1. permet d’enregistrer le retour signé manuellement du bon de commande, reçu par email ou par papier. Le document est ajouté au dossier pour un suivi complet
   

7. Bon d'Enlèvement (pour le client)
   

1. génère un bon d’enlèvement pour permettre à votre client de retirer les produits directement chez votre fournisseur. Toutes les informations utiles (produits, quantités, adresse, contact) sont automatiquement reprises
   
2. l'action n°1 - adresse de livraison - est obligatoire pour choisir le client et pouvoir créer un bon d'enlèvement.

8. Signature à distance
   

1. envoie automatiquement du document sur Zoho Sign pour une signature électronique à distance, simple et sécurisée