Réception facture founrisseurs
Dès que votre compte est actif sur la plateforme Esalink, Digitrame peut commencer à interroger la plateforme pour récupérer vos factures fournisseurs.
La réception des factures fournisseurs permet de centraliser dans Digitrame les documents reçus via la facturation électronique.
Vous pourrez ainsi :
- rechercher les factures fournisseurs disponibles ;
- consulter les informations associées à chaque facture ;
- suivre leur statut ;
- récupérer les documents transmis par la plateforme ;
- préparer leur intégration dans votre gestion.
Accéder au tableau de bord de e-fac
Une fois votre compte activé sur la plateforme Esalink, vous pouvez accéder au tableau de bord dédié au traitement des flux des factures électronique, cliquez sur le bouton « e-fac »
Première étape : réception des factures fournisseurs
La première étape de la facturation électronique, dont le démarrage officiel est prévu début septembre 2026, consiste à récupérer vos factures fournisseurs directement depuis la plateforme.
Dans le jargon de la facturation électronique, cette étape correspond au Flux IN, c’est-à-dire la réception des factures entrantes.
Concrètement, cela signifie que les factures émises par vos fournisseurs pourront être récupérées dans Digitrame, afin d’être consultées, suivies et traitées depuis votre espace de gestion.
En haut de l’écran, vous pouvez vérifier immédiatement l’état de votre connexion à la plateforme Esalink.
Lorsque l’indicateur affiche « Connecté » en vert, cela signifie que votre accès API est actif et que Digitrame peut communiquer avec la plateforme.
À côté de cet indicateur, le nom de votre société est affiché afin de vérifier que vous travaillez bien sur le bon environnement.
Sous l’en-tête du tableau de bord, vous retrouvez l’historique de toutes les requêtes effectuées sur la plateforme Esalink.
Chaque recherche permet de vérifier si de nouvelles factures fournisseurs sont disponibles pour votre société.
Le bouton « Nouvelle recherche » lance une requête sur la plateforme Esalink.
Par défaut, la recherche est effectuée sur une période de 90 jours à partir du jour courant.
Chaque requête affiche ensuite :
- la date et l’heure de la recherche ;
- la période interrogée ;
- le nombre de factures fournisseurs disponibles ;
- le nombre de pages lues ;
- la limite de résultats utilisée.
Détail d’une recherche
En cliquant sur une requête, vous accédez au détail des flux réceptionnés.
Pour chaque flux, Digitrame affiche les informations techniques permettant de vérifier si le fichier a bien été reçu et s’il peut être traité correctement.
Vous pouvez notamment consulter :
- l’identifiant du flux ;
- le type de document ;
- le sens du flux : IN ;
- la syntaxe du fichier ;
- la date de création ;
- la date de mise à jour ;
- le numéro de suivi ;
- l’état du traitement.
Récupérer une facture fournisseur
Pour intégrer une facture fournisseur, cliquez sur le bouton « Récupérer le fichier »
Récupèrer alors le fichier transmis par la plateforme dans le module Fournisseurs.
Point important
Le fournisseur doit avoir été créé au préalable dans Digitrame.
Pour que la facture soit automatiquement rattachée au bon fournisseur, le numéro de SIREN du fournisseur doit correspondre à celui présent dans la facture électronique.
Si le fournisseur n’existe pas encore, ou si son SIREN n’est pas correctement renseigné, la facture ne pourra pas être associée automatiquement.
Une fois le fichier traité, une alerte de confirmation vous indiquera :
- le fournisseur concerné ;
- le numéro de la facture ;
- le montant TTC de la facture.
À partir de ce moment, la facture fournisseur est intégrée dans Digitrame.
Elle est désormais disponible dans le module Fournisseurs, directement sur la fiche du fournisseur concerné. Vous pouvez alors la consulter, la contrôler et la traiter comme une facture fournisseur classique.
Consultation de la facture fournisseur
Une fois la facture récupérée, elle est disponible dans le module Fournisseurs, sur la fiche du fournisseur concerné.
En cliquant sur la ligne de la facture, vous pouvez consulter votre facture électronique directement dans Digitrame.
Le PDF de la facture est affiché à droite de l’écran, ce qui permet de vérifier immédiatement le document transmis par la plateforme.
Les principales informations de la facture sont automatiquement reprises depuis le flux Esalink :
- nom du document ;
- numéro de facture ;
- date de facture ;
- montant HT ;
- montant de TVA ;
- montant TTC ;
- taux de TVA ;
- identifiant du flux.
Vous pouvez ainsi contrôler la facture sans ressaisie manuelle.
Depuis la facture, vous pouvez interagir avec la plateforme Esalink afin de transmettre l’état de traitement du document.
Les principales actions possibles sont :
Prise en charge
L’action « Prise en charge » permet d’indiquer à votre fournisseur que vous avez bien récupéré la facture.
Approuvé
L’action « Approuvéé » permet d’indiquer que la facture est validée de votre côté.
Refus
L’action « Refusée » permet de signaler que la facture n’est pas acceptée.
Cette action doit être utilisée lorsque la facture ne vous concerne pas, une erreur de routage.
Dans ce cas, un retour est transmis à la plateforme afin que le fournisseur puisse être informé du refus.
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